30 Kesalahan Dalam Melakukan Negosiasi Gaji!

Jika anda berencana melakukan negosiasi atau meminta kenaikan gaji, Konsuler Manajemen Caryl dan Ronald L. Krannich Ph.D menyarankan anda tidak melakukan 30 kesalahan berikut ini :

1. Menghindari perbincangan tentang masalah gaji hingga perusahaan menanyakan tentang “Berapa jumlah gaji yang anda inginkan”

2. Gagal saat melakukan tawar menawar gaji akibat kurangnya pengetahuan dan penelitian tentang perbandingan gaji pada jabatan yang sama dengan perusahaan lain

3. Tidak tahu seberapa berharga keahlian anda bagi perusahaan

4. Menjelaskan satu contoh gaji, saat ditanya “Berapa gaji yang anda inginkan”

5. Perasaan sudah “cocok” dan “berhasil” – otomatis akan menghambat gaji anda meningkat

6. Berpikir kalau gaji anda sudah ditetapkan oleh perusahaan

7. Percaya kalau perusahaan akan menaikkan gaji anda kelak, dibanding resiko kehilangan pekerjaan

8. Merendahkan kemampuan diri sendiri

9. Terlalu “besar kepala” dengan kemampuan diri – yang memungkinkan diri anda tidak akan digantikan oleh perusahaan

10.Merasa perusahaan adalah orang yang mengendalikan segalanya, saat negosiasi dilakukan

11.Cobalah untuk membuka kemungkinan untuk melakukan negosiasi, daripada sekedar hanya menceritakan kualifikasin dan kelebihan-kelebihan anda pada pewawancara

12.Tempatkan masalah gaji sebagai hal yang anda bisa meningkatkan kemampuan anda, dari pada sekedar mendapatkan posisi tertentu

13.Fokuskan pada kebutuhan anda, bukan pada rata-rata gaji yang ada

14.Gagal memberikan “keyakinan” akan kemampuan anda, saat melakukan negosiasi

15. Terlalu cepat menanyakan gaji, sebelum pewawancara mendapatkan cukup informasi dan kualifikasi anda

16.Tidak tahu caranya memulai pembahasan gaji dan melanjutkannya menjadi sebuah situasi tawar menawar

17. Lupa menanyakan tunjangan apa saja yang diberikan oleh perusahaan

18. Terlalu banyak berharap pada tunjangan, dari pada berkonsentrasi pada gaji rata-rata posisi anda

19. Membuat imej kalau gaji bukanlah hal yang utama saat melakukan wawancara

20. Terlalu memandang tinggi perusahaan, tanpa melihat berapa gaji yang mereka tawarkan

21.Memberikan gaji yang benar-benar anda inginkan didalam surat lamaran atau pada CV

22.Melakukan negosiasi gaji dan tunjangan lainnya melalui telepon

23.Terlalu cepat menerima tawaran gaji pertama atau kedua dari perusahaan

24.Tidak tahu memanfaatkan waktu sebagai bagian dalam memantapkan nilai-nilai anda di mata pewawancara

25.Gagal memberi kesan yang diinginkan perusahaan dan membangun strategi untuk menemukan kesamaan persepsi, yang bisa meningkatkan penawaran anda

26.Tidak tahu bagaiman menjawab pertanyaan tentang gaji atau salah mengatakan jumlahnya

27.Tidak memberi mereka banyak waktu untuk melakukan negosiasi

28.Tidak tahu kapan harus meninggalkan pekerjaan atau perusahaan lama, untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi ditempat lain

29.Melakukan aksi “jual mahal” saat anda sedikit atau sama sekali tidak memiliki kelebihan

30.Berbohong tentang jumlah gaji anda sebelumnya atau penawaran alternatif gaji lainnya

(sumber dari Majalah Lisa tgl 1-7 April 2004)

Syarat Menjadi Sekretaris Profesional

Karyawan yang ingin menjadi sekretaris apalagi sekretaris profesional ada syarat-syarat yang harus dipenuhi.

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris profesional sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris profesional tidak melulu harus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/

sumber: nurulwirda.blogspot.com

Travel Arrangement

Travel arrangement:

Check list, agar tidak ada yang terlupa:

1. Persiapan dokumen perjalanan.
contoh: paspor, visa, ktp/ id card, tiket, agenda.

2. Persiapan tempat tujuan
contoh: penjemputan dari airport, sewa kendaraan, hotel, transit makan / istirahat, no. telp hotel dan tempat-tempat yang akan dikunjungi, nama dan no. telp contact person yang akan dikunjungi / mengurus segara keperluan di tempat travelling, travel agent/guide (bila menggunakan travel/guide)

3. Obat-obatan dan Suplement
persiapkan obat-obatan yang diperlukan, terutama apabila memiliki alergi terhadap kondisi tertentu atau sedang dalam masa penyembuhan. Kalau perlu mengkonsumsi supleme vitamin untuk mempertinggi daya tahan tubuh selama travelling

4. Selalu Siapkan alat tulis
Bentuknya bisa buku kecil, pena, pensil. Bisa saja sewaktu-waktu dibutuhkan.

5. Camera / Handycam untuk dokumentasi

6. Termos dan ketel listrik bagi yang membawa bayi

7. Personal equipment
Hanya anda yang tahu ....

8. Charger Handphone
... wah kalau sampai ketinggalan bisa gawat...

9. Senter/ emergency light yang kecil
in case dibutuhkan, we never know, sedia payung sebelum hujan lebih baik kan?

Semoga bermanfaat...

Have Comfortable Flight

Di semua job sekretarial tidak ada yang tidak melibatkan tugas-tugas travel arrangement. Baik travel domestik, maupun internasional. Dari mulai sekedar angkat telpon dan pesan tiket ke agen travel, sampai complicated arrangement mulai dari memilih kota-kota transit yang lebih disukai, memastikan ada mobil dan hotel di tempat tujuan, menyiapkan mata uang yang sesuai, merencanakan kegiatan waktu luang, tempat-tempat hiburan dan belanja keperluan sehari-hari di tempat tujuan, mendesain dan mencetak booklet informasi tempat tujuan dan agenda acara untuk tamu-tamu agung, dan lain sebagainya, termasuk mengurus visa negara yang dikunjungi.


Berikut tips untuk mendapatkan penerbangan yang nyaman untuk anda:

1. Make your arrangements through a travel agent to save time

Untuk mengantisipasi perubahan-perubahan jadwal dan reservation di wilayah-wilayah penerbangan jasa travel agent dan pesawat telponnya masih belum tertandingi.

2. Request your flight seat assignment when getting your reservation

Dalam hal seat assignment kita memang lebih baik berhubungan langsung dengan airline. Dapat kita tanyakan pesawat apa yang dipakai, kemudian minta peta nomor tempat duduk.

3. Be seated near the front of the plane to be one of the first off

Pada beberapa airline, tempat duduk bagian depan di kelas ekonomi diperuntukkan bagi mereka yang membawa bayi.

4. The earliest flight possible gives you "buffer" in case of delays

Pastikan waktu transit di "gate airport", dimana traveler diperiksa dokumen imigrasinya, lebih panjang daripada waktu transit di bandara-bandara negara lain atau bandara-bandara tujuan domestik Anda.

Choose a hotel that offers special services to business travelers such as fax, copier, internet connection, courier service, etc. Also free services that make morning easier continental breakfast, newspaper, iron in your room, etc.

5. Jika anda mempunyai diet makanan tertentu, jangan sampai Anda lupa memesan makanan tertentu untuknya ketika membuat flight reservation. Betul, makanan menu khusus biasanya justru tidak seenak makanan menu biasa penerbangan. Tapi, makanan menu khusus biasanya dihidangkan mendahului semua penumpang yang lain lho...

Tips Anti Ngantuk

Ngantuk di kantor mungkin pernah dialami semua orang hampir setiap harinya. Walaupun ada rapat penting, mata yang berat kadang tak dapat ditahan. Nah, supaya tetap segar dan terhindar dari kantuk, baca dong tips ini!
1. Pentingnya Sarapan
Kalimat klise ini jangan diremehkan. Sarapan memang penting artinya bagi aktivitas sehari-hari. Pilihan makanan yang salah bisa bikin hari Anda berantakan. Sebuah penelitian juga membuktikan, sarapan yang benar dapat meningkatkan konsentrasi dan membuat Anda merasa lebih baik dari sisi mental dan fisik. Rahasianya, kombinasi makanan yang tepat. Nah, yang diperlukan di pagi hari adalah duet karbohidrat untuk energi dan protein untuk daya tahan tubuh. Misalnya, makan roti gandum dengan keju atau selai kacang. Selain itu makan sereal dengan buah atau telur dengan roti gandum juga bisa jadi pilihan. Jangan makan makanan berat yang membuat perut bekerja maksimal. Misalnya, sarapan nasi goreng di pagi hari bisa membuat tubuh Anda lelah mengunyah. Energi yang digunakan perut untuk memproses nasi bisa membuat Anda mengantuk. Pilih makanan yang ringan berserat sehingga mudah dikunyah.
2. Gerak Dong!
Jangan duduk-duduk saja di kantor. Walau pekerjaan banyak, tapi Anda pasti punya waktu untuk bergerak. Dari pada meng-email atau berbicara lewat fasilitas chatting, lebih baik Anda datangi teman Anda untuk menyegarkan badan yang kaku karena duduk seharian. Gerakan sedikit apapun bisa membantu meningkatkan sirkulasi darah dan mengirim oksigen serta nutrisi penting ke tubuh dan otak. Jadi, selalu sempatkan diri untuk bergerak walau itu hanya sekedar pergi mengambil minum ke dispenser.
3. Batasi Makan Siang
Semua orang pastinya merasa kebanyakan makan akan menimbulkan kantuk. Anggapan itu sama sekali nggak salah. Jangan kalap ketika makan siang. Bagi porsi makan Anda dengan pintar. Makan sedikit di siang hari, kemudian lanjutkan dengan ngemil buah-buah segar menjelang sore hari.
4. Hindari Ngemil Tak Sehat
Makan cokelat memang bisa mendongkrak energi. Tapi sayangnya hanya untuk sementara. Satu jam kemudian Anda sudah loyo lagi. Daripada mengejar kalori dari cokelat, sebaiknya cari kudapan yang juga kaya protein dan karbohidrat. Misalnya biskuit gandum atau kudapan rendah kalori lainnya.
5. Tidur yang Cukup
Beberapa dari Anda mungkin sudah bosan mendengar kalimat tadi. Tapi memang faktanya, tidur cukup sangat baik untuk kesehatan dan bisa menghindari Anda dari berbagai penyakit. Jika pulang terlambat, jangan kemudian duduk di depan televisi. Sebisa ungkin langsung ganti baju, membersihkan diri, lalu tidur. Minum susu hangat sebelum tidur juga dipercaya bisa membuat istirahat Anda lebih nyaman. Usahakan selalu tidur 7-10 jam sehari.

Tips Mengatasi Jenuh Ditempat Kerja

Walau awalnya semangat, pekerjaan rutin kerap membuat kita bosan. Bila kebosanan tak segera diatasi maka profesionalitas kerja pun jadi korban. Sebelum performa kerja Anda terancam menurun, baca tips ini!
1. Tuliskan tugas sehari-hari Anda.
Bikin daftar pekerjaan Anda sehari-hari. Dan berikan tanda pada setiap pekerjaan yang sudah selesai Anda kerjakan. Selain bisa lebih fokus dan efisien,juga bisa jadi cara jitu menghindari tudingan Anda tidak cukup berusaha menyelesaikan tugas-tugas Anda.
2. Minta lebih banyak tugas
Coba bicarakan dengan atasan Anda dan minta lebih banyak pekerjaan, termasuk tanggung jawab yang lebih menantang. Bila memungkinkan coba meminta kepada atasan Anda untuk bertukar posisi. Jika tidak mungkin coba bantu rekan kerja Anda menyelesaikan tugasnya. Jadi relawan istilahnya. Selain rekan kerja akan merasa terbantu Anda pun jadi nggak bosan lagi. Tapi ingat, mintalah ijin terlebih dahulu pada atasan Anda. Jangan sampai rekan Anda yang mendapat pujian dari hasil kerja Anda.
3. Menjadi panitia kegiatan yang dilakukan perusahaan
Bila perusahaan Anda akan libur, usulkan untuk membuat liburan bersama. Ide Anda perlu dilontarkan pada atasan. Berikan juga usulan tempattempat yang cocok untuk dijadikan tempat liburan. Bisa juga Anda mengusulkan untuk melakukan bakti sosial. Selain membuat Anda lebih akrab dengan lingkungan kerja, hal itu juga bisa menunjukkan reputasi Anda sebagai seorang pemimpin. Pasti Anda mendapat nilai lebih dari atasan.
4. Menambahkan nilai pada pekerjaan Anda
Anda bisa memperlihatkan pada atasan ada bahwa Anda memiliki kemampuan lebih. Deskripsi pekerjaan Anda hanya perlu menyelesaikan dan mengajukan laporan keuangan standar. Bila Anda mampu, mengapa tidak mencoba melakukan analisa atau mengajukan format terbaru? Untuk mengurangi prasangka Anda hanya cari muka, lakukan hal itu tanpa memberi tahu siapapun. Selesaikan sampai tuntas, dan ajukan pada atasan Anda. Tidak perlu meminta jawaban langsung. Tunggu beberapa hari, sampai si bos memberikan jawaban. Bila atasan Anda menerima proposal yang Anda ajukan tadi tentu akan menambahkan nilai pekerjaan Anda. Pasti si bos akan lebih antusias memberikan tanggung jawab pada Anda.
5. Ambil inisiatif dan mulailah proyek baru
Jangan menunggu perintah seseorang. Jadilah pro-aktif. Coba membuat data base baru, atau cari klien baru yang cukup potensial untuk perusahaan. Bisa juga mencoba menangani materi promosi perusahaan Anda. Selalu komunikasikan dengan pengambil keputusan setiap langkah Anda. Tujuan Anda adalah menunjukkan kemampuan Anda untuk bekerja, bukan membuat orang lain terlihat tidak mampu atau mencoba meraih posisi yang kosong.
6. Berpikirlah positif
Coba untuk selalu berpikir positif. Anda bosan karena hanya menangani email perusahaan, namun di satu sisi coba tumbuhkan pikiran bahwa Anda diberi tanggung jawab mengkomunikasikan perusahaan dengan pihak-pihak lain. Jadi bila ada konsumen yang mengeluh atau ada kolega yang menghubungi perusahaan, bisa cepat ditanggapi. Apalagi bila segera dibicarakan dengan kolega yang lebih senior, siapa tahu Anda dapat promosi.
7. Cobalah Istirahat Bila kebosanan benar-benar merasuki Anda dan mengancam karir Anda,beristirahat sebentar. Pergilah makan siang atau minum kopi di kantin. Ajaklah satu atau dua kolega baru di tempat kerja Anda untuk bergabung. Curi sedikit waktu untuk bermain games yang disedikan perangkat PC Anda. Main soliter atau bounce. Tapi jangan terlalu lama, bisa-bisa Anda kena semprot atasan. Pergunakan waktu ekstra Anda secara bijaksana, untuk menciptakan jaringan kerja dan memperbaiki harapan karir Anda.

Tips Sukses Disegala Tempat

Waktu luang Anda dihabiskan untuk mengurus keperluan kantor? Bekerja secara maksimal di satu bidang ada baiknya, namun Anda juga harus memperhatikan kegiatan lain Anda. Keluarga, kerabat, sahabat dekat juga membutuhkan Anda. Ingin sukses di segala tempat? Simak tips berikut ini:
1. Buat batasan yang jelas
Ada beberapa hal kecil yang harus Anda perhatikan jika ingin sukses meraih semua. kehidupan Anda. Yang pertama adalah Anda harus menetapkan batasan. Jangan terus-terusan absen dalam acara penting keluarga atau berkumpul dengan teman. Hal ini bisa membuat Anda terasing dari keluarga dan kerabat. Jadwalkan waktu pulang Anda. Tetapkan date line Anda untuk setiap pekerjaan. Jika sudah waktunya pulang maka pekerjaan itu akan menjadi PR yang menumpuk esok hari. Dengan demikian Anda akan lebih teratur dan kinerja kerja jadi lebih produktif.
2. Sadar diri
Ingat Anda hanyalah wanita biasa, bukan jagoan wanita yang bisa mengerjakan semua tugas sendirian. Jangan ragu untuk mendelegasikan tugas pada rekan kerja atau meminta bantuannya. Dua kepala akan mudah menghasilkan solusi. Anda perlu rekan, ingat sebagai makhluk sosial Anda tak bisa hidup sendiri.
3. Kualitas dan kuantitas, penting!
Pastikan selama jam kerja berlangsung Anda fokus pada pekerjaan yang harus Anda selesaikan. Gunakan setiap menit dengan efektif. Jika Anda bisa memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya Anda tak perlu lagi sering lembur di kantor. Selain membuat pekerjaan Anda terselesaikan dengan tepat waktu, jika Anda fokus hasilnya juga akan lebih bagus.
4. Lupakan urusan kantor
Jangan terallu sering membawa pekerjaan pulang ke rumah. Selepasnya dari kantor tinggalkan urusan pekerjaan. Inilah saatnya Anda mengistirahatkan hati dan pikiran dari segala urusan pekerjaan. Habiskan liburan Anda dengan acara keluarga atau pergi berenang dengan kerabat ada bagusnya juga. Istirahat bisa membuat Anda segar kembali dan siap menyelesaikan tugas selanjutnya di kantor.

Bekerja dan Kompak Dengan Bos Baru

SEMAKIN hari, semakin banyak saja pergolakan yang mungkin harus Anda hadapi di tempat kerja, mulai ancaman pemutusan hubungan kerja (PHK), pertikaian dengan rekan sekantor, sampai pada restrukturisasi organisasi yang menyebabkan Anda terpaksa menghadapi orang lain sebagai atasan yang baru.

Besar kemungkinan, bos baru tersebut memiliki gaya atau karakter yang berbeda dibandingkan bos sebelumnya dalam mengatur dan memimpin anak buah, sehingga cukup mengagetkan Anda yang belum terbiasa menghadapinya.

Suka ataupun tidak suka, hubungan baik dengan atasan mempunyai dampak yang signifikan terhadap perjalanan karier Anda. Simak sejumlah tip berikut untuk memudahkan menyesuaikan diri dengannya:

1. Ringan tangan
Memulai posisi baru merupakan sebuah tantangan bagi siapa saja yang menjalaninya, termasuk bagi bos Anda. Oleh karena itu, akan sangat berarti baginya ketika Anda dengan penuh inisiatif memberikan pertolongan tanpa perlu diminta. Hal-hal kecil seperti mendiskusikan sejumlah proyek yang masih terbengkalai dan kini menjadi tanggungjawabnya, serta menginformasikan tenggat waktu berbagai pekerjaan yang harus diselesaikan akan sangat membantu atasan menghadapi minggu pertamanya menduduki posisi baru.

2. Bersikap fleksibel
Bos baru Anda tentu memiliki pandangan tersendiri tentang cara menjalankan serta mencapai tujuan organisasi bersama tim yang dibawahinya, yang belum tentu sesuai dengan pendapat Anda pribadi. Kunci mengatasinya yakni dengan tetap bersikap fleksibel serta siap menghadapi segala kemungkinan, termasuk perselisihan pendapat. Buka pikiran dan tanamkan keyakinan bahwa perbedaan tidak selalu berarti buruk. Coba mencari pendekatan lain sebagai cara untuk menyampaikan pikiran Anda, tanpa perlu membuatnya tersinggung dan merasa digurui.

3. Dapat diandalkan
Bos baru Anda barangkali akan menemui sejumlah kesulitan di beberapa bulan pertama masa jabatannya, sehingga ia memerlukan seseorang yang dapat diandalkan untuk membantunya menyelesaikan beberapa proyek. Biarkan atasan mengetahui pekerjaan apa saja yang berhasil Anda selesaikan sebelumnya, serta keahlian apa saja yang Anda miliki--termasuk keahlian lain di luar bidang pekerjaan.

Tawarkan diri untuk memberikan kontribusi dalam mengerjakan proyek-proyek tertentu di masa depan. Semakin besar kontribusi yang diberikan, semakin bernilai diri Anda di mata atasan. Akan tetapi, jangan bertindak berlebihan atau Anda akan dianggap melanggar batas hirarki.

4. Berlaku sabar
Jangan buru-buru hilang kesabaran jika atasan meminta Anda memberikan laporan dua kali dalam seminggu, sebab tindakan tersebut belum tentu mencerminkan bahwa dirinya tidak memercayai Anda. Pahamilah sebagai orang baru di posisi tersebut, wajar saja jika atasan merasa perlu bersikap ekstra hari-hari agar tidak ada hal apapun yang berjalan di luar pengawasannya.

5. Memahami atasan
Untuk membantu menemukan cara yang tepat dalam menghadapi atasan, coba memahami sifatnya dengan memperhatikan berbagai tindak-tanduknya ketika menyikapi sesuatu. Misalnya, apakah bos Anda lebih suka terus dilibatkan dalam setiap proyek yang telah dipercayakan kepada bawahan, atau ia lebih suka menerima laporan dan membiarkan bawahan yang menjalankan inisiatif? Atau, pendekatan berkomunikasi seperti apa yang paling efektif diterapkan padanya? Dengan mencari jawaban dari setiap pertanyaan di atas, Anda mampu menjalin hubungan yang lebih produktif dengan atasan. (OL-08)

sumber: www.mediaindonesia.com

Definisi Sekretaris

Sekretaris berasal dari kata secretum(bahasa latin)yang artinya rahasia. Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.Sehingga salah satu tugas sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan.

Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan. Jadi sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan. Tugas-tugas sekretaris sangat penting, karena tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan mudah. Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor.Diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang
memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya. Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan. Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat.

Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu:

1.Sekretaris Pribadi(SEKPRI), yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah.
Contoh: Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris
Menteri.

2.Sekretaris Eksekutif/Sekretaris Umum, yaitu
sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah.
Contoh:Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral. Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan tugas-tugas kantor,misalnya,surat menyurat, menelpon, mengetik, mengoperasikan computer, kearsipan,korespondensi,dsb.

Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:
1.Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan. Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.
2.Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris. Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsb.
3.Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.
Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.

Tugas untuk kerjasama

A.Kerjasama dengan dunia luar.
sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain. Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.

B.Kerjasama di bidang Organisasi.
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.

Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:
1.Dictation.
Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat didikte
meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
2.Kalender Atasan.
Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.
3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.
Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan
dinas pimpinan.
4.Penampilan Kantor.
Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien,sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng
berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
5.Menjaga Pintu.
Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.
6.Pekerjaan Rutin.
Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan.
7.Laporan.
Dalam membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi.
8.Rapat.
Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan dan mempersiapkan pimpinannya untuk memimpin atau menghadiri suatu rapat, sampai mencatat hasil rapat.
9.Pengarsipan.
Penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.